La entrevista completa a Jordi Llobet, Director Global y Carla González, Consultora Senior; ambos del Centro de Excelencia de Process Mining de Entelgy.
¿Cómo explicarían en términos simples lo que es Process Mining?
J. Llobet: Para graficarlo, nos gusta compararlo con un GPS. Cuando nos sentamos en un auto, sabemos que hay muchos caminos, pero no cuál es el más eficiente. Si ponemos el GPS, nos dice cuál vía tiene menos tráfico, cuál es la más rápida o cuál es más barata porque podemos evitar pagar peajes. Process Mining nos da la posibilidad de hacer lo mismo: entender qué caminos toman nuestros procesos, cuáles son los óptimos y cuáles son los que debemos evitar porque no lo son y, por tanto, son más costosos.
¿Qué realidad han observado en Latinoamérica en relación a la gestión de los procesos?
J. Llobet: Sabemos que las organizaciones que están enfocadas en procesos son más efectivas, pero lo que nos encontramos generalmente son compañías que tienen una tradición de trabajar en forma departamental. Al pasar de un área aislada (departamento o unidad) donde solo se perciben los resultados de esta, a ser un proceso transversal, que ocupa diferentes áreas, la empresa empieza a perder el control. Al comenzar a trabajar por procesos y no por áreas, se da cuenta de que estos no son de su propiedad, son de los trabajadores, que son parte del proceso y conocen las particularidades de cómo se ejecuta.
Hasta ahora se levantaban los procesos preguntándole al empleado cómo hace su trabajo. El mundo de la tecnología y trabajar con PCs, ha permitido que todo aquello que un colaborador hace en la compañía, quede registrado en los sistemas TI y ahora ya podemos ser más eficaces: en vez de preguntarle al usuario como está haciendo los procesos, vemos en los sistemas qué huellas está dejando para analizar, desde el dato, la ejecución de estos.
¿Cómo el Process Mining impulsa la transformación digital?
J. Llobet: Hay diferentes tipos de digitalización en las empresas: áreas que ya se han digitalizado, porque han comprado aplicativos que les están dando soluciones muy rentables con objetivos muy concretos, pero también hay partes que son manuales. ¿Cómo ayuda Process Mining? En la optimización y digitalización de los procesos, tanto en los digitalizados como en los que no lo están. En este último caso, nos dice si el proceso manual es ineficiente (puedo ver que hay una entrada y salida, medir el tiempo y entender si en esa fase están pasando demasiado tiempo o datos y si tiene sentido poner una palanca de digitalización ahí).
Cuando hablamos de procesos digitalizados, el usuario suele interactuar con ellos intentándolos adaptar a su forma de trabajar, entonces vemos que a veces, mediante los sistemas informáticos, genera acciones sobre los procesos que no son eficientes, porque quizás nadie le ha explicado o porque tal vez se siente más cómodo haciéndolo de esta forma, pero en realidad lo que está haciendo es generar más trabajo. La minería de procesos analiza todo esto para detectar si se están efectivamente usando de forma correcta las herramientas.
A partir de este análisis podemos explicar al usuario que su trabajo puede ser ejecutado de mejor manera, si lo hace en la forma en que recomendaría el GPS: evitando todos esos atascos que nos podemos encontrar en el día a día del colaborador.
Desde Entelgy impulsan todo este valor a través de Celonis…
J. Llobet: En Entelgy vemos Process Mining como un cambio disruptivo de la industria. Normalmente viene del data mining, donde tenemos una serie de datos de los que sacar un conjunto de conclusiones. Process Mining va más allá: estructura los datos con los procesos de la compañía, y a partir de ahí se pueden obtener conclusiones y mejoras. A nivel conceptual existe hace más de 20 años: se estudió como concepto en las universidades en los 90’, a mediados de 2000 empezaron a salir plataformas matemáticas que usaban el algoritmo de Process Mining para descubrir estos caminos. A partir de 2010, con Celonis a la cabeza, comenzaron a desarrollarse soluciones que se adaptaban al mercado, siendo Celonis la puntera. Desde ese entonces, cuando era una startup de tres alumnos de la Universidad de Munich, hasta el día de hoy, 11 años después, ha tenido un crecimiento exponencial que le ha dado tal madurez que le permite aportar valor a todas las organizaciones.
Por ejemplo, la captura de ahorros no está presente en otras soluciones de Process Mining, las que pueden detectar el proceso, pero generan una dificultad o esfuerzo mayor para conseguir mejorarlo. Detectar cómo funciona no es lo mismo que poder actuar sobre el proceso y corregirlo para aportar ahorros a las compañías.
Si bien se está invirtiendo mucho en el tema, aún en el mercado están en este camino de crear una suite sólida. Ahí es donde Celonis va un paso adelante, ya la tiene creada, preparada para el mercado, es de fácil implementación, adaptada al futuro mediante un sistema cloud, y para nosotros es la mejor solución porque nos permite un “time-tomarket” y acceso al mercado muy rápido, pudiendo conseguir rápidamente resultados para nuestros clientes.
En síntesis, ¿por qué Process Mining y Celonis son la herramienta a la que debieran apostar las empresas?
J. Llobet: Por Facilidad. Hoy todo el mundo interactúa con sistemas informáticos. Es más sencillo conocer los procesos accediendo a los datos que hoy en día se pueden extraer, compartir y analizar más fácilmente, y sacar conclusiones, que hacerlo parando al usuario en su trabajo diario para que nos informe cómo son sus procesos para poder mejorarlos; es más costoso, complicado y lento que hacerlo a través de Process Mining. En dos o tres semanas ya estamos sacando conclusiones, y encontrando casos de uso y ahorro de cualquier tipo.
C. González: Las empresas tarde o temprano van a ir a los procesos. Cada vez se están dando cuenta de que la excelencia operacional es la clave no solo para encontrar ahorro de costos, sino que también para tener excelencia en la gestión de clientes y procesos, muy “core” en cualquier empresa, esa gestión del día a día de mi negocio, y Process Mining será la herramienta del futuro para poder entender estos procesos y llegar a esta excelencia operacional que cada vez vemos tiene más importancia.
¿Qué expectativa tienen del mercado local?
J. Llobet: Me he sorprendido del nivel en el mercado nacional: se ve gente que ya sabe del tema y hay un interés notorio en ellos por Process Mining. Entonces creo que podemos hacer grandes cosas y ayudar a las empresas chilenas a que crezcan aprovechando bien sus propios datos.
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