Despapeliza va a lo más alto de la digitalización y orquesta toda la información de una organización en tiempo real. Sus fundadores explican por qué el verdadero salto no es solo digitalizar, sino gobernar los datos que ese papel contenía.
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Del escaneo al gobierno de datos
Muchas empresas creen haber dado el paso hacia la transformación digital cuando terminan de escanear sus archivos. Para Despapeliza, ese es apenas el punto de partida. La plataforma chilena de gestión documental hoy presente también en mercados internacionales, propone una mirada más ambiciosa: no basta con guardar documentos en la nube si la información que contienen sigue siendo inaccesible para la toma de decisiones.
“Nosotros partimos digitalizando procesos que eran en papel, después pasamos a la operación documental con la creación de documentos inteligentes, y ahora estamos en una tercera etapa: nuestro software tiene un data management que permite manejar toda la información contenida en esos documentos”, explica Alejandro Rojas, Director Ejecutivo y cofundador de Despapeliza. La distinción es clave: en lugar de documentos que guardan información como respaldo, la plataforma entrega acceso a esa información a través de paneles de control que permiten hacer gestión en tiempo real.
El concepto que articula esta propuesta es el de gobierno de datos, es decir, una capa que se sitúa por encima de los documentos individuales -que por lo general no se comunican entre sí- y que extrae, centraliza y pone a disposición de los equipos toda la información clave contenida en ellos. “Estableciendo los KPI de cada compañía, se pueden tomar decisiones en cualquier área, desde las comunicaciones internas hasta las comunicaciones con los clientes”, agrega Rojas.
El mercado lo entendió, especialmente después de la pandemia. Rodrigo Mortara, director de la compañía, identifica el compliance como uno de los grandes motores de adopción: “La necesidad de respaldo jurídico se trasladó al cumplimiento de múltiples normativas y a la posibilidad de, ante una fiscalización, saber exactamente dónde está todo. En todo lo relativo a compliance, como normas internacionales de seguridad, políticas antifraudes, interoperabilidad entre plataformas, somos definitivamente muy fuertes”.
Una plataforma para orquestar información en tiempo real
Esa fortaleza en trazabilidad y control ha convertido a Despapeliza en una opción preferida por empresas multinacionales que requieren gestionar contratistas, áreas de prevención de riesgos o procesos de cumplimiento de manera simultánea en distintas geografías. La plataforma logra, según sus fundadores, una orquestación total y transversal de todos esos flujos. En un mercado donde la mayoría de las soluciones atienden casos de uso específicos -el área legal, las finanzas-, Despapeliza apuesta por ser un hub único. Christian Modinger, Director de Tecnología, lo pone en estos términos: “Las empresas pueden trabajar con una única plataforma. Nos podemos integrar en áreas donde los clientes no cuenten con una herramienta de gestión documental, y todo esto es posible gracias a que, como partners de Microsoft, desarrollamos una plataforma 360 de estándar mundial.”
El impacto operacional es concreto: según la compañía, el ahorro en tiempo y gestión puede llegar al 60%, liberando recursos que las organizaciones pueden redirigir hacia el core de su negocio. “Una plataforma como Despapeliza permite tener un control sobre el negocio que antes era impensado”, sostiene Rojas.
De cara al futuro, la compañía se posiciona en el centro de la operación de las empresas: integrada con ERP, CRM y software de logística, su propuesta es resolver con un único software todos los procesos documentales descolgados que hoy se gestionan con herramientas satélite. A eso se suma una apuesta tecnológica de largo plazo: Despapeliza se ha postulado a un proyecto Corfo orientado a resolver el problema probabilístico de la IA mediante el desarrollo de capas especializadas, un paso que, en palabras de Modinger, busca llevar la gobernanza documental al siguiente nivel.
