La gestión documental dejó de ser solo un reto operativo ligado al almacenamiento o eliminación del papel. Hoy, la explosión de datos, la IA y las crecientes exigencias regulatorias están redefiniendo la forma en que las organizaciones administran y protegen su información.
Ese fue uno de los principales ejes abordados en la reciente Mesa de Trabajo de Revista Gerencia, “El impacto de la IA en la Gestión Documental”, donde expertos TI y representantes del ámbito legal analizaron esta evolución hacia ecosistemas de información más inteligentes, automatizados y estratégicos.
Durante años, la gestión documental estuvo asociada principalmente a la eliminación de archivos físicos y al almacenamiento digital de documentos. Sin embargo, esa visión hoy resulta insuficiente frente a las nuevas necesidades de las organizaciones.
Al respecto, Jérémy Guérin, Gerente General de Kizeo Latam, explica que el cambio comienza desde el origen mismo de la información.
“Hoy hay muchas soluciones que permiten no pasar por el papel, sino generar el documento directamente de forma digital“. Agrega que esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino también la calidad y trazabilidad de los datos.
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De la digitalización del papel a la explotación inteligente del dato
En esa misma línea, Dennis Kangme, Head of Pre-Sales de Apiux Tech, señala que la evolución ha sido progresiva: desde simplemente digitalizar documentos físicos hasta construir plataformas capaces de gestionar información estructurada y automatizar procesos completos.
Según explica, primero fue la nube la que impulsó esta transformación, al resolver el problema del almacenamiento y acceso a la información; luego, la IA abrió una nueva etapa orientada al análisis y explotación inteligente de esos datos.
“Ahora que tengo toda mi base documental, todos los flujos de aprobación y tengo definido cuál es el ciclo de vida de cada documento, el desafío es cómo gestionamos esa información y cómo somos capaces de obtener respuestas, análisis y decisiones a partir de ella. La segunda vuelta de tuerca hoy es que el usuario pueda interactuar directamente con la información mediante prompts o chats, sin tener que buscar manualmente documentos o planillas para hacer análisis”, explica.
El escenario regulatorio -a su juicio también está acelerando este proceso, ya que hacia fines de 2027 las entidades públicas y muchas empresas reguladas deberán avanzar hacia modelos completamente digitalizados.
Para Jorge Beas, Subgerente de Soluciones Avanzadas de Kyocera Document Solutions, incluso el concepto de “gestión documental” comienza a quedarse corto. “Más que gestión documental, hoy hablamos de gestión de la información“, sostiene, enfatizando que el verdadero valor ya no está en el documento en sí, sino en los datos que contiene y en la capacidad de estructurarlos para generar conocimiento. “Ya no se trata solo de documentos, sino de cómo la información ayuda a tomar mejores decisiones dentro de la organización”, añade.
Muchas organizaciones aún se encuentran atrasadas en este proceso, especialmente en sectores donde persisten enormes volúmenes de documentación física. Cita como ejemplo, el caso de hospitales que todavía almacenan fichas clínicas en bodegas completas, ocupando espacios críticos que podrían destinarse a otros usos.
“Todos hablamos de IA y suena muy atractivo, pero es importante entender lo que realmente implica dentro de un entorno corporativo, especialmente considerando los temas regulatorios. Más que hablar de papeles o flujos, el desafío es aprender a gestionar la información y entender qué queremos conseguir con los datos que tenemos”, añade.
Complementa esta visión Nicolás Balbontín, Gerente de la Unidad de Inteligencia Artificial de Microsystem, quien señala que el verdadero desafío está en cómo estructurar correctamente la información para que luego pueda ser utilizada eficientemente por sistemas inteligentes.
“Hoy el foco está en cómo armamos las bases y estructuras de información para que después la IA pueda acceder a ella de forma precisa y contextualizada“, indica.
IA: Automatización, análisis y apoyo en la toma de decisiones
Uno de los temas más abordados durante la mesa de conversación fue el impacto concreto que está teniendo la Inteligencia Artificial en los procesos documentales. Los participantes coinciden en que su aporte ya no se limita al OCR o la captura automatizada de datos, tecnologías que hoy prácticamente se consideran estándar dentro de cualquier plataforma moderna.
Según explica Pablo Caviedes, CEO & Co-Founder de Nnodes, el mayor valor actualmente está en la automatización de procesos complejos y en el análisis de información para apoyar decisiones de negocio.
El ejecutivo ejemplifica este escenario con procesos de validación de facturas, pólizas de seguros y análisis documental masivo, tareas que históricamente requerían revisiones manuales extensas y hoy pueden automatizarse casi por completo.
“Lo que antes era un trabajo muy manual, hoy termina en dashboards e informes automáticos donde el ejecutivo solo revisa acciones concretas que debe tomar”, señala.
En este sentido, el análisis posterior de la información es justamente donde la IA comienza a entregar más valor a las organizaciones, según explica el ejecutivo de Apiux Tech. “La idea es que el ecosistema -a través de capas de abstracción e IA Agéntica– permita preguntarle directamente a la base documental y obtener respuestas, análisis y decisiones rápidas e informadas”, indica.
En esa línea, el profesional de Kizeo Latam destaca especialmente el potencial preventivo de estas tecnologías. A su juicio, uno de los principales aportes de la IA es su capacidad para detectar patrones y anticipar eventos antes de que ocurran. “La IA nos permite identificar señales que un humano probablemente no vería a tiempo. Puede detectar patrones asociados a fallas, accidentes o quiebres de stock antes de que el problema ocurra”, explica.
Sin embargo, los participantes coinciden en que estos avances también obligan a repensar la organización completa y no solo procesos aislados.
Desde la mirada de Francisco Rodríguez, Gerente de Servicios de Laser Imaging, el desafío no está solo en automatizar una parte del proceso, sino en integrar toda la organización, porque muchas veces se vuelve más eficiente una sola área -como ventas-, pero no otras, generando nuevos “cuellos de botella” dentro de la operación. “Si haces más eficiente una sola área, pero el resto no evoluciona al mismo ritmo, terminas trasladando el problema hacia otro punto de la operación”, enfatiza.
El ejecutivo explica que, si bien la IA permite optimizar procesos específicos y automatizar tareas de forma cada vez más eficiente, todavía existe una dificultad para lograr una visión realmente integrada dentro de las organizaciones: muchas iniciativas siguen respondiendo únicamente a necesidades puntuales -reducir costos, eliminar papel o liberar espacio físico- sin abordar una transformación transversal de los procesos. “Se puede entrenar la IA para ir obteniendo información y hacer más eficiente un proceso, pero todavía cuesta generar una mirada global donde toda la organización funcione de manera alineada”, detalla.
Precisamente por eso, varios participantes coinciden en que la implementación de IA debe abordarse como parte de una transformación más profunda de los procesos organizacionales.
Regulación, privacidad y el desafío de gobernar los datos
Otro de los ejes centrales de la conversación fue el impacto de la nueva normativa de protección de datos y los desafíos legales asociados al uso de Inteligencia Artificial.
A juicio de Jessica Matus, Directora de Privacidad y Seguridad de Magliona Abogados, las organizaciones deberán identificar con claridad todas las actividades de tratamiento de datos que realizan, incluyendo cómo se recopilan, almacenan, comparten y eliminan. “Las empresas hoy almacenan datos de forma indefinida y la nueva ley obliga a definir qué información realmente debe preservarse y cuál debe eliminarse”, precisa.
La especialista enfatiza, además, que la calidad del dato será un elemento crítico. “Si el dato perdió vigencia o no es veraz, debe eliminarse. De lo contrario, las organizaciones terminarán tomando malas decisiones”, advierte.
Para Carlos Araya, Director de Magliona Abogados, una de las preguntas clave que hoy deben hacerse las organizaciones es cómo incorporar realmente la IA dentro de sus procesos y con qué propósito. “La empresa tiene que preguntarse sinceramente para qué va a usar la IA y cómo la va a implementar”, señala.
El abogado advierte que, si bien estas herramientas pueden generar grandes eficiencias, la Inteligencia Artificial también introduce nuevos riesgos contractuales y de gobernanza que deben ser abordados explícitamente, especialmente en entornos regulados. El ejecutivo plantea: “¿Qué pasa si la IA clasifica mal un documento, omite información crítica o entrega una respuesta incorrecta? Son riesgos que deben regularse claramente en los contratos”.
En ese sentido, según detalla, uno de los mecanismos más utilizados para mitigar estos riesgos es el contractual, mediante estructuras contractuales robustas, que definan claramente cómo se utilizarán los datos y documentos dentro de las plataformas de IA. “Por ejemplo, se puede establecer si los documentos se usarán para entrenar modelos, mejorar servicios o solo para procesar instrucciones del cliente”, precisa.
En paralelo, los participantes advierten que el avance tecnológico está ocurriendo a una velocidad mucho mayor que la capacidad regulatoria. “Las leyes se actualizan, pero la tecnología avanza todavía más rápido, dejando vacíos legales difíciles de abordar”, comenta el ejecutivo de Kyocera Document Solutions.
En este contexto, la Directora de Privacidad y Seguridad de Magliona Abogados añade que incluso en Europa algunas regulaciones ya están siendo revisadas debido a las dificultades prácticas que implica su implementación, especialmente cuando se trata de decisiones automatizadas o de explicar los algoritmos.
“Cuando el documento nace 100% digital desde el origen, uno puede asegurarse desde el comienzo de que todo esté acorde a las normativas y políticas de la empresa, evitando después trabajos mucho más costosos y complejos”, explica Pamela Feito, Gerente de Marketing de Despapeliza.
Un cambio cultural más que tecnológico
Más allá de la tecnología, uno de los consensos más importantes de la mesa fue que la transformación documental es, ante todo, un desafío cultural y organizacional. Según explica el profesional de Apiux Tech, cada vez más estos proyectos nacen desde las áreas de negocio y no exclusivamente desde TI, porque el desafío principal ya no es tecnológico, sino organizacional. “Primero hay que resolver cómo la organización abordará el proceso de manera transversal y escalable; después viene la decisión tecnológica”, plantea.
Los participantes concuerdan en que muchas empresas todavía implementan soluciones digitales únicamente para “no quedarse atrás”, sin una estrategia clara ni una visión integral del negocio. La ejecutiva de Despapeliza advierte que existe una fuerte presión por adoptar IA o digitalización sin comprender realmente el propósito detrás de estas iniciativas.
“Muchas veces las empresas implementan tecnología solo para no quedarse abajo, pero sin entender que esto implica transformar procesos completos”, asevera.
En esa línea, varios ejecutivos coinciden en que el principal error es intentar digitalizar procesos deficientes sin cuestionar previamente su lógica operacional. “La gestión documental siempre está ligada a procesos y personas, muchas veces pertenecientes a áreas, cargos y realidades completamente distintas dentro de una organización que ni siquiera hablan el mismo lenguaje”, explica Jérémy Guérin.
Por eso, la recomendación es ir primero a ver cómo se hacen realmente los procesos y, desde ahí, cuestionarlos. “Antes de hacer un simple calco digital del proceso actual, hay que entender su propósito, reinventarlo, optimizarlo y recién después llevarlo al mundo digital“, plantea.
Dennis Kangme agrega que el primer paso siempre debe ser definir el propósito del sistema documental. “Si no tengo claro el propósito, probablemente voy a instalar una herramienta, crear un sistema o implementar una plataforma, pero no va a escalar ni generar valor real, porque no estará alineada con el propósito organizacional”, advierte.
En esa línea, sostiene que el rol de los proveedores también es ayudar a las empresas a identificar cuál es el verdadero objetivo detrás de un gestor documental. “A partir de ese propósito, la organización puede alinearse y construir procesos realmente sostenibles”, agrega.
Más allá de la tecnología: el verdadero desafío de la gestión documental
Consultados sobre recomendaciones, los participantes coinciden en que avanzar en proyectos de gestión documental hoy exige mucho más que incorporar tecnología, como IA. El primer paso, señalan, es definir con claridad el propósito del proyecto y entender qué problema organizacional se busca resolver, evitando implementar herramientas sin una estrategia detrás. Asimismo, enfatizan la importancia de abordar estos procesos de manera transversal, integrando distintas áreas del negocio y no solo TI, promoviendo procesos colaborativos y revisando los procesos existentes antes de simplemente digitalizarlos. “Los proyectos exitosos son aquellos donde participan negocio, TI, seguridad y las áreas operativas desde el inicio”, complementa Jorge Beas.
Muchas veces el punto de partida de este tipo de proyectos no debería estar únicamente en tecnología, sino en las áreas que viven directamente los problemas operacionales. “La gestión documental debe ayudarnos a tomar mejores decisiones, y por eso quienes deberían liderar estos proyectos son justamente las personas que toman decisiones dentro de la organización”, plantea el ejecutivo de Kizeo Latam, advirtiendo además que muchas veces existe una desconexión importante entre los niveles ejecutivos y la realidad operativa de las compañías.
También se destaca la necesidad de acompañar estas iniciativas con gestión del cambio, formación y una correcta adopción por parte de las personas que utilizarán las herramientas.
En paralelo, los ejecutivos subrayan que los proyectos de gestión documental deben considerar aspectos de seguridad, gobernanza y regulación, especialmente en entornos donde existe tratamiento de datos sensibles o uso de Inteligencia Artificial (IA). En ese contexto, recalcan el valor de trabajar con partners especializados y construir relaciones colaborativas de largo plazo, capaces de acompañar la evolución de las organizaciones más allá de la implementación tecnológica.
Finalmente, coinciden en que el éxito de estas iniciativas dependerá no solo de la tecnología disponible, sino también de la capacidad de liderazgo y visión estratégica de las compañías para transformar la información en una herramienta real de eficiencia, análisis y toma de decisiones.
