El mercado corporativo chileno de impresión está viviendo un giro interesante: aunque el volumen de páginas impresas bajó con la digitalización y el trabajo híbrido, la impresión no desapareció. Más bien, cambió. Hoy está enlazada a continuidad operativa, control de costos, sustentabilidad y seguridad.
Esa fue una de las conclusiones que dejó la mesa de trabajo del mes de enero de revista Gerencia, que convocó a marcas globales y proveedores de servicios de impresión en Chile.
A nivel corporativo, la impresión va más allá de pulsar print y esperar la página salir. Es un ecosistema donde conviven hardware, software, flujos de documentos, soporte, consumibles, analítica y políticas de seguridad.
Ocurre así en Chile y en todo el mundo. Consultoras como IDC mantienen líneas de proyección de crecimiento específicas para servicios gestionados de impresión y servicios documentales (Managed Print & Document Services), con horizontes 2024-2028 y 2025-2029, en los que este segmento muestra tasas de crecimiento anual compuesto cercanas al 5% a nivel global, reflejando que el mercado de impresión corporativa se mantiene activo y en transición hacia modelos basados en servicios.
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Documentos cada vez más críticos
El diagnóstico de los especialistas fue claro: la pandemia aceleró la digitalización y redujo volúmenes, pero la impresión sigue siendo un soporte físico de información que muchas industrias necesitan. “Algunos procesos se automatizaron y eso disminuyó la impresión como tal, por ejemplo, la firma digital, pero el rol y la significancia siguen siendo los mismos: es un soporte físico de un documento importante”, explica Gabriel Vargas, Gerente de Marketing de Kyocera.
La impresión está teniendo un impacto en la continuidad operacional. Para Carlos Alberto Sánchez, Key Account Manager Corporativo de Brother, el servicio de impresión dejó de ser invisible y hoy es parte del core, de la estructura de las empresas. “Está dentro de muchos procesos de continuidad operativa”, afirma, agregando que “aunque bajó el número de páginas impresas, hay procesos formales -auditorías, documentación de respaldo, flujos administrativos- que siguen teniendo respaldos impresos”.
Thomas Hanna, Gerente de Ventas segmento Medium Business de Ricoh, refuerza la idea, explicando que “hay industrias donde el uso de documentos es crítico, como logística y educación”. En otras palabras: el negocio ya no es vender más impresión, sino hacer que el ecosistema documental funcione mejor, con menos fricción para el usuario -es decir, que no falle- y más control para la organización.
Nuevas reglas en el área de impresión
Un cambio que cruza la impresión corporativa es el paso desde una impresión centralizada a un esquema más distribuido. La post pandemia aceleró esa transición, empujando a las empresas a repensar dónde, cómo y con qué políticas imprimir, y dando paso a la tendencia del distributed workplace, incorporando evaluación, optimización del parque de impresión, soporte remoto, automatización y criterios de sostenibilidad.
Lo advirtió Gartner desde hace tiempo, describiendo los MPS como un servicio para tomar responsabilidad de la infraestructura de impresión, con objetivos que van desde reducción de costos hasta eficiencia y transformación digital, incluyendo una menor dependencia del papel y el cuidado al medio ambiente.
Para los proveedores de esta industria, está claro que la sustentabilidad es relevante. “En verticales como minería, por ejemplo, las certificaciones en sustentabilidad pesan, porque el sector las exige”, indica Albrecht Häfelin, Gerente General de New Office. Y lo mismo en cuanto a robustez de equipos, porque se requiere hardware que soporte las condiciones de las faenas. En otras verticales, como la industria gráfica, lo determinante es la confiabilidad y las características técnicas.
En este proceso de transformación, la productividad es un concepto central en negocios donde el documento es vital, fuertemente potenciado por el desarrollo y evolución de las capacidades de los equipos multifuncionales. Por eso, indica Maximiliano Valdés, Gerente Comercial de Comtec Global, los servicios gestionados bien diseñados -con evaluación inicial seria, levantamiento de requerimientos y optimización de flota- tienden a ganar terreno, porque reemplazan supuestos por datos: quién imprime, cuánto, dónde, qué se escanea, qué se digitaliza, qué se archiva y qué se debe auditar.
Servicios Gestionados de Impresión en Chile: Un mercado exigente y avanzado
¿Por qué existe una clara consolidación de los proveedores de servicios gestionados de impresión? Básicamente, porque como explica Luis Baros, Gerente Comercial de Ofimundo, proveer servicios de MPS exige una gran capacidad de inversión y un nivel de especialización altísima.
Un tema en el que particularmente los voceros coincidieron, fue en la madurez del modelo chileno de servicios gestionados de impresión. A tal punto, que el ejecutivo de Ofimundo lo describió claramente: hoy los clientes piden evidencia de capacidad financiera para cumplir contratos, es decir, no basta con comprometer SLAs, sino que es preciso demostrar continuidad, respaldo y resiliencia.
Claudio Andreani, Business Development Manager Office Print de HP, sostuvo que el país muestra un desarrollo notable en MPS, incluso al compararse con América Latina, con servicios que escalan desde lo básico a lo altamente complejo. Por eso es que, a juicio de Thomas Hanna, en Chile prácticamente todas las empresas están dispuestas a contratar un servicio de impresión, especialmente en organizaciones con oficinas y sucursales donde administrar flota propia se vuelve ineficiente.
La propuesta de los Servicios Gestionados de Impresión
El enfoque de la propuesta de los MPS a las empresas es hoy mucho más contable que tecnológico. Como indica Albrecht Häfelin, tan importante como la tecnología y las mejoras en productividad, es el modelo económico y de servicio que se le propone al cliente, y la seguridad que se le ofrece en términos de riesgo operacional, cumplimiento, trazabilidad, reportabilidad y experiencia. Y otro dato, más bien en área operativa: “ya no se contabilizan solo páginas impresas. Hoy se contabilizan copias y páginas escaneadas. La tasa de registro que tenemos de impresión versus escaneo es alrededor de un 60%”, explica el ejecutivo.
A juicio de Claudio Andreani, este dato es clave porque muestra hacia dónde va el valor: la oficina imprime menos, pero digitaliza y gestiona más. Y como asegura Luis Baros, el nuevo set de criterios ahora es: precio -que sigue pesando- y experiencia y cumplimiento, que se sofisticaron. Los clientes finales están pidiendo experiencia. ¿Qué experiencia tiene el que los va a atender? Y eso es algo que cada vez pesa más. “En un mercado maduro, la promesa se valida en ejecución: soporte, tiempos, consistencia, transparencia y capacidad de anticiparse a incidentes”, afirma.
Del hardware al software: el “punto de partida” para servicios de mayor valor
Una de las tendencias más alentadoras para el cliente corporativo (y más desafiante para el proveedor) es el giro hacia software, analítica y consultoría de procesos.
El ejecutivo de Comtec Global lo expresó como estrategia: “nos metimos de lleno en certificaciones e implementación de software. Estamos tomando un rol más de consultor del cliente en manejo de flujo documental y procesos de información”. Maximiliano Valdés lo enmarcó como educación de mercado, porque el hardware es base para desarrollar servicios, rentabilizar el negocio y entregar valor más allá de la impresión.
Para Gabriel Vargas, la experiencia y el conocimiento de los proveedores de MPS es verdadero oro. “Los partners saben dónde están instalados los equipos, en qué áreas. Esa visibilidad es una oportunidad para identificar cuellos de botella, rediseñar flujos y ofrecer servicios alineados a necesidades reales; algo en que lo que las marcas de impresión hemos avanzado mucho”, indica.
Claudio Andreani lo llevó al terreno de la automatización y mantenimiento predictivo, señalando que hoy los equipos cuentan con sensores que alertan que el tóner se va a acabar, permitiendo su reemplazo antes de que se convierta en problema. Es un ejemplo concreto de cómo el software “toca hasta el mantenimiento” y transforma la experiencia del cliente, asegurando menos interrupciones, menos tickets urgentes, más continuidad.
Seguridad, el gran flanco que cubrir
De acuerdo al reciente Global Print Security Landscape, de Quocirca, un 61% de los encuestados experimentó pérdida de datos asociada a impresión no asegurada y el 79% esperaba aumentar gasto en seguridad de impresión, una clara evidencia de que la seguridad pasó a ser parte del negocio.
Las vulnerabilidades se extendienden rápido, afectan a empresas de todo tamaño sin distinción, y las marcas y proveedores de servicios están respondiendo, con software, hardware y expertos especialistas, convirtiendo la impresión segura en una prioridad.
Carolina Guajardo, Gerente de Marketing de Ricoh, señaló que el manejo de vulnerabilidades ya no se limita al computador como puerta de entrada.
“Algunas de las filtraciones más grandes se dan a través del equipamiento, porque hoy está todo en red, siendo las impresoras parte del hardware más expuesto”. Para el mundo corporativo, esta realidad se hace más crítica con la entrada en vigencia de la Ley de Protección de Datos, y aterriza en una realidad: más obligaciones, más trazabilidad, más control de tratamiento de datos y mayor sensibilidad frente a incidentes, incluidos aquellos donde la impresión y el documento físico pueden ser parte del problema.
Asimismo, como señala Thomas Hanna, la filtración no es solo por “hackeo del equipo”, sino también por el documento impreso, lo que ha derivado en el crecimiento de soluciones de software de accounting y gestión, especialmente orientadas al mercado corporativo, que controlan quién imprime qué, dónde y cuándo.
Del láser al inkjet y la presión por eficiencia
Otro eje que crece fuerte es sustentabilidad, pero en un sentido cada vez más concreto: consumo energético, residuos, logística de consumibles y huella operativa.
A juicio de Rodrigo Troncoso, Key Account Manager de Impresión Corporativa en Epson, la industria está trabajando en desmitificar conceptos entre las distinciones tinta y láser, y que hoy “el manejo de residuos y el consumo eléctrico” están tomando relevancia como factor diferenciador. Se siente con fuerza la tendencia del cambio de láser a inkjet, especialmente por costos de operación, sobre todo en la oficina. Además, el ejecutivo de Epson destacó que las exigencias de cumplimiento ambiental son especialmente relevantes de cumplir para una parte importante de los organismos públicos. “El foco ya no está en la impresora como tal, sino en el costo total y el desempeño del ecosistema: cuánto consume, cuán controlable es, qué tan seguro es, y qué tan alineado está con políticas ESG interna”, declara.
Tomando como referencia las verticales de mercado que destacan por apoyar su operación en servicios gestionados de impresión, de acuerdo a Gabriel Vargas, los referentes son banca y minería, principalmente por su apego a procesos, seguridad y eficiencia documental.
Para Maximiliano Valdés, trabajar con bancos permite mejorar el servicio, porque estar dentro de la operación es una oportunidad única de aprendizaje y mejora.
“Esta realidad también se da a nivel de las municipalidades. La gran mayoría busca mejorar procesos y bajar costos, creando importantes espacios para implementar mejoras a través de la implementación de software y procesos”, señala Luis Baros.
Impresión corporativa: la hoja de ruta de la productividad
Algunas de las principales conclusiones de la conversación con marcas de equipamiento y proveedores de servicios gestionados de impresión, se centran en que si la empresa aún compra impresoras como commodities -sin gobierno- probablemente existan numerosos y altos costos ocultos.
Otro punto que recalcan los especialistas de esta industria, es que si la organización opera en modalidad híbrida, la impresión distribuida les exigirá nuevas reglas, como tipo de tecnología y herramientas de administración; y si la seguridad es prioridad (y lo es), la impresión es un endpoint que debe entrar al modelo de riesgo.
Asimismo, los expertos recalcan que si la experiencia del colaborador importa, la impresora no puede ser un motivo de fricción permanente, y si surgen mayores exigencias en el área de protección de datos y compliance, la trazabilidad documental será un activo a desarrollar.
Tal como asegura Quocirca, el trabajo híbrido amplía superficie de ataque y eleva el valor de integrar ciberseguridad y cumplimiento dentro de los servicios gestionados de impresión. Y, en Chile, la conversación se vuelve más urgente al mirar el marco regulatorio establecido por la Ley de Ciberseguridad y la Ley de Protección de Datos Personales.
2026 trae desafíos interesantes para el mercado de impresión: clientes más exigentes, decisiones más financieras, contratos más escrutados, y un entorno donde seguridad, experiencia y sustentabilidad son requisitos.
Pero justamente por eso, la impresión corporativa se ve hoy como una oportunidad: menos volumen y más inteligencia. Un mercado donde ganan los actores capaces de unir tecnología, servicio, consultoría y respaldo para que el documento, ya sea físico o digital, fluya con seguridad y eficiencia.
La impresión pasó a ser una inversión que sostiene una parte importante de la continuidad operativa y los procesos críticos según sea el negocio. El documento físico sigue cumpliendo un rol, que confirma que la impresión corporativa en Chile no retrocede, sino más bien evoluciona y crece.
