La gobernanza documental, un enfoque sistemático que facilita el manejo de datos cruciales de la empresa de manera segura, rastreable y alineada con las normativas vigentes, es un recurso indispensable para que las empresas mineras puedan atender a los entes reguladores y fundamentar sus elecciones estratégicas.
Su aplicación posibilita mejorar hasta en un 60% la administración de documentos en este sector, según comentan desde la firma chilena Despapeliza, que proporciona soluciones de automatización inteligente para tales procedimientos. Los expertos sostienen que no es suficiente con simplemente hacer una digitalización de los papeles por motivos de orden o conveniencia: es necesario contar con un sistema de gestión que garantice que la información se mantenga actualizada, resguardada y accesible de inmediato.
“La minería está regulada por múltiples organismos incluyendo a entidades como el Sernageomin y la Dirección del Trabajo, entre otras, que exigen trazabilidad, integridad y disponibilidad de información inmediata, sin previo aviso y de manera continua. Esto obliga a las empresas a implementar sistemas de gestión documental que no solo almacenen, sino que garanticen el cumplimiento normativo de forma verificable y un rápido acceso a información crítica”, indica Rodrigo Mortara, gerente general de Despapeliza.
La iniciativa de Despapeliza se basa en la plataforma Legale.io, que proporciona automatización de procesos (incluyendo firmas electrónicas remotas, en persona, en la nube y de tipo avanzado), manejo centralizado, conexión con sistemas ya establecidos, adherencia a la legislación y elevado nivel de seguridad. Esta herramienta, fundamentada en inteligencia artificial, no solo convierte en digital los documentos, sino que también gestiona todo el recorrido de vida de documentos esenciales, como contratos, autorizaciones o registros de operación.
Acorde con las actuales exigencias, las alternativas de Despapeliza poseen acreditación en la administración de documentos en entornos laborales y mineros, otorgada por el Servicio Nacional de Geología y Minería así como por la Dirección del Trabajo, lo que respalda su capacidad para garantizar el cumplimiento normativo. Dicha acreditación asegura que los procedimientos automatizados funcionan conforme a los estándares regulatorios más rigurosos requeridos por las entidades de supervisión del sector.
Como explica Mortara, las empresas que han pasado de la digitalización a la gobernanza documental han conseguido acortar los plazos de firma y localización de documentos, optimizar sus reacciones ante auditorías y administrar en cuestión de minutos trámites que previamente requerían horas o días. La dirección es avanzar hacia una automatización más compleja, utilizando plataformas inteligentes, que sean simples de integrar y que cumplan con los estándares ambientales, sociales y de gobernanza (ESG).
En esta transformación, la inteligencia artificial desempeñará un papel fundamental en la verificación del apego a las regulaciones, la supervisión de las operaciones en tiempo real, la identificación de riesgos o la formulación de decisiones. Así, la gestión de documentos evolucionará de una función puramente administrativa a una más estratégica, ofreciendo eficiencia, sostenibilidad, claridad y buena gobernanza. “En este nuevo escenario digital, la gestión documental es parte de la cultura organizacional y se convierte en la base para operar con competitividad, representando una real ventaja competitiva”, asegura el ejecutivo.
En la actualidad, Despapeliza trabaja junto a diversos clientes del sector minero, enfocándose en proyectos relacionados con recursos humanos o finanzas, mejorando la trazabilidad y los plazos de entrega en actividades como la administración de arrendamientos de activos. En un contexto como el de la minería, donde la puntualidad, la exactitud y la documentación son cruciales, estos factores se convierten en beneficios operativos y de reputación evidentes que afectan directamente los resultados de la actividad.
Estos parámetros se pueden clasificar en dos grupos. El primero es la eficiencia operativa: acortamiento de los tiempos necesarios para firmar y localizar documentos; un aumento en el grado de cumplimiento normativo; respeto a los plazos para la renovación de contratos, permisos o certificaciones; disminución de retrasos operativos debido a la falta de coordinación entre departamentos; y una baja en los errores en la creación y el registro de documentos. En segundo lugar, la gestión medioambiental: reducción de la huella de carbono, disminución de la producción de desechos y ahorro en el consumo de agua, energía y madera relacionado con el uso de papel.
“Para una empresa minera que inicia la revisión de sus procesos documentales, el primer paso es realizar un diagnóstico riguroso: identificar dónde están los documentos críticos, quién los gestiona, qué riesgos existen y qué procesos dependen de ellos. Con esa base, se debe definir una política clara de gobernanza documental, alineada con la normativa del sector, que asegure trazabilidad, eficiencia y cumplimiento”, finaliza Rodrigo Mortara.
