La innovación tecnológica progresa tan velozmente que muchas empresas no alcanzan a reflexionar sobre la adopción de alguna herramienta y comprueban que su competencia lo ha hecho antes, pues para numerosas organizaciones la aplicación de inteligencia artificial (IA) para optimizar la efectividad y la producción se ha convertido en algo fundamental. Y la gestión documental no es ajena a esta nueva realidad.
En el sector de Recursos Humanos, en realidad, la administración de documentos incluye inteligencia artificial para mejorar los procedimientos de contratación y selección, principalmente en sectores que cuentan con un gran número de empleados y alta tasa de rotación. “Uno de los mayores desafíos era validar documentos como certificados, licencias o constancias de formación; una tarea lenta, manual y expuesta a errores”, señala Juan Ignacio Oyarzún, gerente comercial de Bagrou.
Con la integración de inteligencia artificial en los procesos, lo que antes tomaba días hoy puede resolverse tan solo en minutos gracias a la automatización inteligente. “Al integrarse con sistemas de gestión documental, la inteligencia artificial no solo lee y extrae datos críticos, como fechas de emisión y vencimiento, sino que también genera alertas proactivas cuando un documento está por caducar, evita omisiones que podrían frenar contrataciones y reduce significativamente el margen de error humano”, explica el ejecutivo.
Todo esto da como resultado mayor tiempo disponible para tareas estratégicas y menor exposición a eventualidades legales. “Lo interesante es que la IA no solo valida documentos, sino que también aprende patrones. Si detecta una inconsistencia o una manipulación, puede alertar de inmediato. Es como tener un revisor experto trabajando 24/7, sin fatiga ni distracciones”, destaca Oyarzún.
Los profesionales dedicados a la atracción y selección de talento que emplean un sistema de gestión documental han eliminado múltiples obstáculos en su trabajo cotidiano. En sectores como el de la seguridad, la construcción o el comercio minorista, donde hay un alto volumen de entradas y salidas de personal, la inteligencia artificial ha facilitado el mantenimiento de las normativas sin comprometer la rapidez.
El gerente comercial de Bagrou finaliza asegurando que “la inteligencia artificial ya no es el futuro, es el presente. Su valor no está solo en la eficiencia, sino también en la confianza que genera. Cuando el proceso es robusto, la experiencia del candidato mejora y la reputación de la empresa también”.
