Coopeuch trabaja con SPC Chile, como Business Partner de Xerox, desde el 2005, cuando se descubrió la necesidad de implementar al interior de la primera un sistema de impresión multifunción controlado, que permitiera optimizar los recursos y ahorrar los costos relacionados con la impresión. El objetivo de la externalización era básicamente mejorar la calidad de servicio al cliente interno, incorporando herramientas de control, que dieran la posibilidad de reaccionar en forma proactiva ante problemas de insumos sin dejar de lado los controles de gasto. Con la solución de SPC y con equipamiento Xerox, la cooperativa cambió sus equipos e instauró una solución que incluye la administración de la plataforma de impresión. Para conocer los detalles de este proyecto conversamos con Luis Figueroa, Gerente de Operaciones de Coopeuch; José Miguel Guerraty, Jefe de Departamento de Canales a Distancia y Externalización de Coopeuch; y Juan Pablo de la Barra, Gerente General de SPC Chile.
Los servicios que requería satisfacer Coopeuch eran los siguientes: mantener un sistema de impresión multifuncional (impresión, scanner, fotocopiadora y fax), administrar y controlar el volumen de impresión; disminuir los costos asociados a la optimización de los recursos, así como el riesgo de fuga de información al tener un servicio de impresión bajo demanda y eliminar las compras de equipamientos e insu-mos. Por su alto nivel técnico, su compromiso con los servicios y los costos asociados, Coopeuch eligió la propuesta hecha por SPC Chile, con productos Xerox.
Mayor eficiencia
“SPC Chile es Business Partner de Xerox, con quienes trabajamos hace cerca de cuatro años. Con ellos pasamos de ser una empresa que ofrecía multimarcas en impresión a una monomarca con productos láser, alrededor de dos años atrás. Gracias al tremendo portfolio de productos y soluciones que ofrece Xerox de Chile, con excelencia en calidad, cobertura, servicio, garantía y funciona-lidad, permite canalizar todas las necesidades de nuestros clientes”, aseguró el Gerente General de SPC Chile, quien encabezó esta iniciativa.
A principios de 2006, se plantearon los objetivos para cambiar el esquema de unidades de impresoras en red que existía en Coopeuch, y se dio inicio al proyecto que ya ha rendido beneficios tangibles tanto en el ámbito fun-cional como en el económico.
Es así como esta iniciativa se im-plementó en las oficinas centrales, donde se han eliminando la mayoría de las impresoras ‘esclavas’, instalándose en su reemplazo dos unidades por piso (sector norte y sur), y luego se asignaron los usuarios al equipo correspondiente. De esta manera cada uno imprime sus documentos en la modalidad pública o privada dependiendo de su necesidad. El modelo de multifuncional utilizado para este trabajo es el Work-centre PRO 123, que cumple con todas las características requeridas, además de dar confiabilidad y mayor eficiencia.
De esta forma, se generó el proyecto Externalización de Servicios de Impresión, el que se licitó entre diferentes proveedores de soluciones, uno de los cuales era SPC Chile, que finalmente se adjudicó esta iniciativa que va en pos del mejoramiento en la infraestructura de la cooperativa, sustentando así el desarrollo institucional.
Antes Coopeuch trabajaba con un esquema en donde el equi-pamiento era propio, ya que contaba con sus propias im-presoras departamen-tales, máquinas foto-copiadoras y una gran cantidad de impresoras ‘esclavas’, lo que in-volucraba altos costos asociados.
Para el Gerente de Operaciones de Coopeuch, el nuevo proceso ha sido drásticamente mejor, gracias a los buenos resultados obtenidos en el corto plazo, por lo cual ya quiere implementar la segunda fase, que incluye al resto de las oficinas a lo largo de Chile. “En esta primera etapa se han atacado las oficinas centrales de la empresa y las sucursales de la Región Metropolitana. Claro que como en todo cambio, existe un nivel de rechazo, pero con el tiempo los usuarios han comenzado a darse cuenta de las bondades de un servicio de mejor calidad. Las proyecciones de esta externalización son poder realizarla en las 38 oficinas restantes que tenemos a lo largo de Chile”, expresó Figueroa.
Por su parte, el Jefe de Departamento de Canales a Distancia y Exter-nalización de Coopeuch, destaca algunas ventajas del novedoso sistema. “Si la modalidad es pública el documento se imprimirá automá-ticamente y si es privada el documento quedará almacenado en la cola de impresión, hasta que su dueño lo retire en el equipo previa digitaliza-ción de su clave. En tanto, los servicios de scanner permiten enviar la información directamente a casillas de correo interno, o por autorización, según perfil del usuario, a casillas externas. Mientras que sobre los recursos de fax y fotocopiado se mantiene el mismo esquema de usuario/password para poder controlar y administrar los recursos por áreas y usuarios”, explica.
Calidad de servicio
Debido a lo anterior, el servicio también funciona con la administración y monitoreo centralizados, es decir Coopeuch mantiene en sus dependencias, específicamente en el departamento de Explotación de Sistemas, personal de la empresa SPC Chile, cuya función principal es monitorear los recursos y solucionar los problemas que puedan presentarse en el servicio a los usuarios. Este esquema de servicio ha permitido mantener altos niveles de SLA (Service Level Agreement) hacia los usuarios, logrando ser reconocido como un servicio de primer nivel. Por otra parte, la empresa SPC asigna una persona dedicada en un 100% a Coopeuch, quien se encarga de mo-nitorear todas las impresoras conectadas a la red, la mantención de usuarios y la asignación de claves, entre otras. De esta manera, no han vuelto a experimentar detenciones en su trabajo por desperfectos en la impresión de documentos. A través de esta asistencia, se ha logrado contar con todos los servicios en un solo equipamiento, ahorrando costos, lugar físico y dando un servicio de calidad.
Agosto de 2006
