Ante la necesidad de las organizaciones de establecer políticas y mecanismos que les permitan ser más eficientes y competitivas, la gestión de procesos es un enfoque que está siendo aplicado, cada vez con mayor frecuencia en diversas compañías del mundo. Ello dadas las ventajas que esta visión global presenta para los negocios, pues resulta difícil determinar ineficiencias en un proceso global sin tomar en cuenta que éste se encuentra compuesto por partes y que éstas, a su vez, establecen diversas interrelaciones.
La mayoría de las compañías que ha alcanzado esta conciencia y adoptado esta visión, es capaz de prever y reaccionar ante las ineficiencias e ineficacias detectadas, potenciando el concepto de proceso, con un foco común y trabajando con una visión objetiva en el cliente.
De esta forma, manteniendo una vigilancia continua sobre la efectividad y eficiencia de los procesos internos, es posible evidenciar importantes beneficios, tales como la optimización de costos y la reducción de plazos en los procesos de soporte al negocio. Este enfoque también permite identificar la integración de terceras partes en los procesos o, eventualmente, definir que ciertos procedimientos, por su bajo aporte al ‘core’ de la compañía, sean externalizados. La gestión de procesos permite incluso mejorar la relación con los clientes, que puede ser analizada y perfeccionada bajo la misma óptica.
Finalmente, beneficios para los clientes
La suma de todas estas ventajas proporciona mejoras sustanciales para las empresas, como la posibilidad de ofrecer servicios de mejor calidad y, en definitiva, permite que estos beneficios sean traspasados a los clientes, en quienes estamos centrados y a los que esperamos responder de la mejor manera posible, aportando un mayor valor a su negocio.
Sin embargo, resulta indispensable generar una fusión entre la definición de los procesos, en términos de sus componentes normativos y de organización, y la mecanización de los mismos a través de la implantación de sistemas de información. En otras palabras, es necesario que el proceso y la normativa se integren y se soporten en el sistema de información, que en este enfoque es clave y que debe ser el adecuado para la organización y sus ‘stakeholders’.
En la actualidad, existen diferentes herramientas, bajo el concepto de Bussiness Process Management (BPM), que han sido desarrolladas para modelar, rediseñar y monitorear los resultados de cada proceso y de su conjunto.
El éxito en las empresas, a partir de la gestión de procesos, requiere de una adecuada identificación y documentación de los procesos críticos de la compañía, base de esta meto-dología. Así, estaremos habilitados para encontrar de forma efectiva oportunidades de mejora y efectuar las optimizaciones que, en su conjunto, impacten positivamente en el resultado global de la empresa y, en definitiva, nos permitan crecer y aportar proyección al negocio.
