Ayudar a las empresas para que mejoren sus procesos relacionados con los documentos, es parte del enfoque con que Ricoh aborda la gestión documental. A juicio de Pedro Gutiérrez, Jefe de Soporte Pre-Ventas de Ricoh Chile, aprovechar el poder de la información contenida en éstos como un activo principal de la compañía es vital y, en este sentido, el reto para la empresa, como proveedora en este mercado, es sensibilizar y demostrar el real impacto que tiene la incorporación de tecnologías en el manejo documental.
¿El mercado de la gestión documental alcanzó su madurez?
Este mercado en Chile, en lo que respecta a manejo de documentos electrónicos, aún no alcanza su madurez, ya que hasta el día de hoy, sólo algunas empresas han dado el paso de incorporar la gestión documental en sus procesos internos; la gran mayoría de las empresas ve la gestión documental como un gasto y no como una inversión en el largo plazo, no así con el manejo de documentos físicos, donde un alto porcentaje incorpora controles de administración de la producción de éstos, ya que el impacto en costos se refleja en el corto plazo.
¿Cuál es la relevancia de una estrategia en esta materia?
Es esencial, ya que la forma de hacer negocios está cambiando a un ritmo sin precedentes. Aprovechar el poder de la información contenida en los documentos como un activo principal de la empresa es vital; los clientes necesitan servicios coherentes y de alta calidad, además requieren agilidad, confiabilidad, personalización y velocidad al mercado. Por último, los clientes desean formas innovadoras para reducir el gasto.
¿Cuáles son los desafíos?
Uno de los desafíos para los clientes es decidir implementar un completo manejo documental tanto físico como electrónico, ya que en este último el reflejo de la baja de costos operativos es menos visible que en el caso de la gestión de documentos físicos. El desafío para Ricoh es sensibilizar y demostrar el real impacto que tiene en la empresa moderna la incorporación de tecnologías en el manejo documental y para eso se basa en la metodología MDS.
¿Cuál es la propuesta de Ricoh?
Mejorar el enfoque adaptativo centrado en el cliente, en el marco del cual Ricoh se relaciona con las empresas para ayudarlas a cumplir sus objetivos. Esta perspectiva incluye el desarrollo de la oferta de servicios profesionales de administración de cambio global de Ricoh, basada en la metodología de gestión de cambio ADKAR de Prosci, diseñada para ayudar a las empresas en forma permanente a mejorar sus procesos relacionados con los documentos. Además, Ricoh ha adoptado, a nivel mundial, el marco de entrega de servicios ITIL, que es el método más utilizado para la gestión de servicios de TI, y también está incrementando el número de equipos de servicios certificados profesionalmente en metodologías ITIL y ADKAR.
Ricoh presentó una nueva investigación de una serie de grupos de enfoque global y encuestas a altos ejecutivos y directivos de TI senior. El estudio, llevado a cabo junto a IDC, reveló que mientras las empresas están conscientes de que necesitan obtener más perspectiva en sus flujos de trabajo de documentos e información, siguen teniendo poco conocimiento de la cantidad de dinero destinado a esta área. Esto se atribuye a la falta de consolidación de los costos observados y no observados y la distribución fragmentada de éstos en diferentes departamentos dentro de la organización. Además, existe una baja concientización entre los ejecutivos del impacto positivo que podría tener en el negocio una estrategia de gestión de documentos, incluyendo cuánto se podría ahorrar y el impacto general en la línea de rentabilidad.
