La contabilidad electrónica es un paso más dentro del proceso de transformación del cumplimiento tributario a la modalidad online ¿Su principal aporte? Disminuir el costo de éste y aportar mayores niveles de productividad y competitividad a las empresas en Chile. A partir del 1º de Enero del 2006 todas las compañías del país -autorizadas a operar con contabilidad computacional- están exentas de llevar registros contables en papel, libros u hojas sueltas, soportes físicos que antes debían ser timbrados por el SII previo a su uso.
La Contabilidad Electrónica, definida como el modelo de operación contable que permite sustituir los registros contables en papel, libros y hojas sueltas pre-foliadas y timbradas por el SII, por ar-chivos contables generados y almacenados en formato digital, nació a partir de lo establecido en la resolución exenta Nº 150, emitida en Diciembre del 2005.
En Chile, hay 150 mil contribuyentes que en el sistema tradicional de cumplimiento tributario deben imprimir su información contable en libros de contabilidad, lo que equivale a que cada año se timbran ante el SII más de 125 millones de hojas.
Considerando papel prefoliado, costos por trámites de timbraje, impresión y storage, se estima que cada papel cuesta cerca de $80, lo que llevado a escala de una empresa de tamaño mediano, permite ahorrar más de $4 millones. Si se suman a esos costos la administración de los procesos de preimpresión, timbraje, traslado, clasificación, almacenamiento, protección y seguridad, la gestión de archivos digitales electrónicos se presenta como una alternativa más eficiente y económica.
El formato electrónico
Como indica Jorge Valenzuela, Gerente General de Transtecnia, la contabilidad tradicional hace tiempo no está cumpliendo su fin principal: apoyar eficientemente la toma de decisiones de las empresas. “Y es que normalmente es percibida como un ‘mal necesario’ por parte del empresario, casi nunca está al día y cuando llega la información requerida, ésta resulta inoportuna y poco confiable”, afirma.
En opinión de Ricardo Romero, Director de Servicios Profesionales de ReadSoft, compañía especialista en la automatiza-ción de documentos, uno de los grandes problemas que existen en las empresas es que los procesos son demasiado manuales. “Generalmente las empresas tienen analistas de procesos o contables que lo que hacen verdaderamente es ingresar, haciendo un mínimo análisis de datos. Los procesos manuales generan problemas en las empresas por concepto de IVA no recuperable, pagos tardíos e intereses, entre otros inconvenientes”, explica.
La contabilidad, de ser ineficiente, puede afectar gravemente la productividad de las empresas, principalmente las Pymes. Incorporar tecnología a los procesos contables, a juicio de Valenzuela, resulta imprescindible, porque las empresas necesitan ser más productivas y eficientes mediante un sistema contable confia-ble, orientado a la gestión y con uso avanzado de TI.
Según Boris Henríquez, Gerente de Soluciones para Libros Contables y Facturas Electrónicas de Onvision Group, el SII está haciendo muchas innovaciones con el fin de impulsar la Contabilidad Electrónica, entre ellas, la posibilidad de emitir cinco libros legales por esta vía: Libro de Compras, de Ventas, Mayor, Diario y Balances. “En fechas próximas se irán liberando nuevos libros legales al formato digital, a efecto de eliminar potencialmente el envío manual de todos los libros legales existentes a la fecha”, indica.
Eficiencia y economía
La Contabilidad Electrónica representa importantes ventajas. Entre ellas, se logran, a juicio de Henríquez, ahorros significativos en la generación, almacenamiento y administración de los libros contables, pues la generación, manejo y respaldo de archivos digitales electrónicos ha probado ser más eficiente y económica, ya que al cuarto o quinto mes de generación se recupera la inversión.
Jorge Valenzuela,TRANSTECNIARicardo Romero,READSOFTBoris Henríquez,ONVISION GROUP
La contabilidad electrónica suma sinergias para la productividad y competitividad, al integrarse con las ventajas y potencialidades, las que están implícitas en el empleo de otras herramientas de gobierno electrónico para facilitar el cumplimiento tributario que ha desarrollado el SII por Internet, como emisión y recepción de Documentos Tributarios Electrónicos (DTEs), boletas de honorarios profesionales, declaraciones, inicio y término de giro, entre otras. El ejecutivo de Onvision, agrega que se incrementa la confidencialidad de la información, ya que el manejo de archivos electrónicos permite mejor control que aquél de tipo físico y una regulación de acceso más flexible y segura.
La incorporación de este nuevo modelo de operación contable denominado Contabilidad Electrónica, genera importantes beneficios al facilitar los procesos de fiscalización y auditorías interna y externa. “Hoy, son muy pocas las empresas que tienen sus libros emitidos, actualizados y al día, arriesgándose a sanciones y multas por parte del SII”, asegura el ejecutivo de Transtecnia.
También aumenta la seguridad de la información al contar con respaldo versátil y a menor costo como mecanismo de prevención frente a desastres o la posibilidad de que ésta se pierda. “Finalmente, la autorización de operación de LCEs está legitimada por la firma electrónica, lo cual ofrece garantías respecto a impedir la alteración de la información”, explica Henríquez.
Y para el SII el proceso de Contabilidad Electrónica también ofrece importantes ventajas como la eliminación del proceso de tramitación e impresión de libros legales, una revisión más fácil de Libros Contables Electrónicos, unificación y estandarización del plan de cuentas no importando el rubro de la empresa y eliminación de solicitudes de información improductivas a las compañías en caso de fiscalización.
Una nueva forma de administración
La Contabilidad Electrónica debería terminar por imponerse sobre la manual. Las empresas buscan mejorar sus procesos de negocios, haciéndolos mas eficientes, optimizando y automatizando todas las áreas donde se presentan avances tecnológicos importantes -libros contables o Factura Electrónica- y permitiendo ahorros de costos significativos en materiales y horas de trabajo invertidas.
Otro motor que impulsa la Contabilidad Electrónica es que existe total sinergia entre la gran variedad de DTEs disponibles y los libros contables en modalidad electrónica, lo que se traduce en una nueva forma de administrar los negocios.
Según indica el profesional de Onvision, el grado de adopción irá creciendo en la medida en que las empresas conozcan esta nueva forma de interactuar con el SII, de manera más óptima y simple, que permita ver claramente los ahorros significativos de costos. “Adicionalmente, es muy importante señalar que el SII juega un rol fundamental en la adopción de esta tendencia, al ir incorporando nuevos libros digitales y promoviendo los beneficios de esta herramienta”, asegura. En opinión de Valenzuela, para hacer frente a una resistencia natural al cambio, las universidades deben concentrarse en formar profesionales contables más competitivos y modernos, con un marcado sello en manejo de TI.
Mientras la Contabilidad Electrónica avanza a medida que cautiva nuevos adeptos, la Contabilidad Digital se encuentra aún en una etapa incipiente de conocimiento y, aunque normalmente se confunde con el concepto de Contabilidad Electrónica, se diferencia de ella porque se trata de un nuevo modelo tecnológico contable basado en Internet, que permite registrar y contabilizar en línea todas las operaciones y transacciones.
Las ventajas y potencialidades de la Contabilidad Electrónica se traducen en una gran oportunidad para reducir apreciablemente los costos de operación de las empresas, aumentando la productividad y competitividad de ellas. Más allá del ahorro directo por la sustitución del papel, se obtienen importantes economías por concepto de eficiencia, al optimizar todos los procesos de negocios y aportar velocidad a la gestión administrativa. Una suma de ventajas que juegan a favor de la productividad y competitividad.
