La falta de sistemas de gestión documental digital expone a las empresas a pérdidas de información, altos costos y riesgos de seguridad. Epson responde a estos desafíos con una propuesta integral de escáneres, multifuncionales y software que permite digitalizar, proteger y gestionar documentos desde cualquier lugar, mejorando la eficiencia operativa y la toma de decisiones.
Para conocer más, conversamos con Piedad Navarro, Product Manager de Impresión Corporativa y Escáneres de Epson.
Índice de temas
En gestión documental, ¿qué problemas enfrentan hoy las empresas?
Las empresas que no cuentan con gestión documental digital enfrentan diferentes problemas como:
• Baja seguridad de la información y protección de datos: documentos físicos almacenados en bodegas propias o de terceros pueden deteriorarse o perderse, y la pérdida de control de acceso puede generar multas por incumplir normativas.
• Difícil acceso a la información de los documentos: se invierte mucho tiempo buscando la ubicación exacta, con pérdida de recursos y tiempo.
• Espacio físico: almacenar documentos en papel requiere bodegas, logística y transporte.
Otros problemas asociados a la falta de un sistema de gestión documental incluyen pérdida de información y difícil gestión de los documentos.
¿Qué ventajas brinda la digitalización documental?
La digitalización permite ahorrar espacio físico y recursos; acceder a la información de forma rápida y eficiente; mejorar la seguridad y protección de la información, evitando el deterioro o pérdida y logrando mayor control de acceso. También facilita acceder a los documentos desde cualquier lugar y compartirlos rápidamente, traducido en ahorro de costos y mejor servicio.
En digitalización y gestión documental, ¿en qué consiste la propuesta de Epson?
Como puerta de entrada a la digitalización y gestión documental, contamos con un portafolio de multifuncionales y escáneres para diferentes necesidades de digitalización diaria. Disponemos de modelos portátiles, de escritorio, departamentales y de producción (hasta 40 000 páginas diarias), con conectividad USB, Wi-Fi y LAN y compatibilidad TWAIN e ISIS.
Al ser escáneres y MFP compactos, duraderos y fáciles de usar, se adaptan a cualquier industria. Las opciones de conectividad permiten trabajar desde terreno, hogar u oficina, facilitando el trabajo independiente del lugar.
¿Qué soluciones ofrecen para lograr la captura de la información?
Disponemos de Document Capture Pro, compatible con la línea de escáneres y MFP corporativos, que realiza OCR, crea PDF encriptados y permite escaneo a la nube (OneDrive, Google Drive, SharePoint). Se integra con software de gestión documental de terceros, añadiendo flujos de trabajo e inteligencia; la tecnología Epson facilita la integración con las principales plataformas del mercado.
¿Qué novedades está incorporando Epson en este ámbito?
Epson lanza equipos más compactos con LAN y Wi-Fi, escaneo sin PC, detectores de doble alimentación y protección del documento. Además, incorpora Epson Print Admin con módulo de Advanced Workflow, que unifica gestión de impresión y gestión documental en una sola aplicación, habilitando flujos automáticos según perfiles de usuario, gracias a una alianza global con un líder en software de gestión documental.
¿Cómo apoya Epson a sus clientes que están llevando a cabo estos proyectos?
Epson, junto a sus canales y ingenieros expertos, identifica los dolores y define una solución a medida, evitando equipos sobredimensionados o subdimensionados. Con Epson Open Platform, integra digitalización, captura y almacenamiento con soluciones propias o de terceros, ofreciendo una gestión documental completa y adaptable.
