Aunque Chile ha avanzado significativamente en la digitalización del Estado, con miles de trámites públicos disponibles en línea y una ciudadanía cada vez más acostumbrada a gestionar servicios de forma remota, persisten desafíos estructurales que dificultan una transformación efectiva en todos los niveles. Uno de los más evidentes se encuentra en el ámbito municipal, donde la gestión documental sigue funcionando, en muchos casos, bajo lógicas analógicas. Aún hay comunas en las que acceder a una carpeta de urbanismo implica semanas de espera, formularios impresos y funcionarios buscando documentos en bodegas.
Este rezago no solo afecta la eficiencia institucional, sino que también debilita la transparencia, dificulta la trazabilidad de los procesos y limita el acceso oportuno a la información pública. Superar esta disparidad no depende únicamente de implementar más tecnología, sino de rediseñar los procesos desde su base.
Automatizar los trámites relacionados con permisos de edificación, urbanización, recepciones y certificados en las Direcciones de Obras Municipales implica establecer flujos de trabajo controlados y procesos eficientes que mejoren la gestión interna de recursos, aseguren la integridad y trazabilidad documental, y permitan la consulta y gestión en tiempo real de los expedientes por distintas áreas municipales. De esta forma, los usuarios (vecinos) pueden estar informados en todo momento sobre el avance de sus procesos. En definitiva, se trata de transformar la relación de los gobiernos locales con la ciudadanía y entre sus propias dependencias.
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El valor de la digitalización documental
La experiencia demuestra que cuando los municipios invierten en soluciones digitales, el impacto es inmediato. Un ejemplo claro es la plataforma DOM Digital, que ya opera en más de 45 comunas del país y ha reducido los tiempos de tramitación de permisos de edificación a menos de 30 días. En Coquimbo, esta herramienta multiplicó por quince la capacidad operativa de la Dirección de Obras. En otras localidades, ha disminuido drásticamente la cantidad de reclamos por demoras o pérdida de información, mientras que se ha fortalecido la trazabilidad de los procesos internos.
Desde un punto de vista técnico, sistemas como DOM Digital automatizan flujos de trabajo para optimizar el control y la gestión de procesos, funcionando sobre plataformas centrales que generan, almacenan, organizan, recuperan y comparten documentos bajo criterios normalizados. Incorporan herramientas como la firma digital y registros electrónicos de actos administrativos, aumentando la transparencia y permitiendo la interoperabilidad con organismos como el SII y el Registro Civil, además de validar que la información cumpla la normativa del MINVU.
Generalmente, estas soluciones se implementan bajo modelos SaaS (Software como Servicio), lo que reduce la necesidad de infraestructura propia y permite a los municipios escalar según sus capacidades. Lejos de ser costosas o exclusivas de grandes municipalidades, estas herramientas son adaptables a diversas realidades territoriales.
La gestión digital no solo optimiza los trámites, sino que también libera capacidades administrativas para tareas estratégicas. En municipios con dotaciones limitadas, automatizar procesos como la recepción de antecedentes, validación de firmas o entrega de certificados permite reasignar tiempo a la fiscalización, planificación urbana o diseño de políticas sociales. Lo que antes tomaba semanas, hoy puede resolverse en horas.
Otro beneficio fundamental es la conservación del patrimonio documental. Muchas comunas aún dependen de archivos físicos en condiciones precarias, vulnerables al deterioro o la pérdida, y sin acceso normado. Digitalizar no solo preserva esta información para futuras generaciones, sino que la pone a disposición de la ciudadanía y de otros órganos estatales, facilitando decisiones basadas en evidencia.
Desafíos de la digitalización documental
No obstante, digitalizar implica cambiar la lógica de acumulación por la de trazabilidad. Esto requiere que los funcionarios entiendan los beneficios de trabajar con sistemas interoperables, que los alcaldes incorporen la modernización como parte de su agenda estratégica y que la ciudadanía demande servicios más transparentes y accesibles. No basta con adquirir software: es necesario capacitar equipos, revisar normativas internas, actualizar protocolos de atención y establecer indicadores que permitan medir avances reales.
Adoptar estas tecnologías puede ser una clave para destrabar la burocracia municipal y acercar el Estado a las personas. Este tema es aún más relevante si consideramos que la confianza institucional es baja y la percepción de ineficiencia limita la participación ciudadana. No es casualidad que los municipios que han avanzado en esta dirección reporten mejoras no solo en los tiempos de atención, sino también en la coordinación interna, la fiscalización de obras, la ejecución presupuestaria y la relación con el sector privado.
Los gobiernos locales son, además, el rostro más visible del Estado. Desde un permiso de construcción hasta la inscripción en un programa social, gran parte de la interacción ciudadana ocurre en la esfera local. Por eso, fortalecer la gestión digital no es un asunto meramente técnico, sino una prioridad estratégica.
Iniciativas para impulsar la gestión documental municipal
En este contexto, iniciativas como “Municipios a la VanguardIA”, impulsadas por el Ministerio de Ciencia, Tecnología, Conocimiento e Innovación y el Laboratorio de Gobierno, son señales valiosas de un cambio que debe profundizarse. Vincular tecnología con los desafíos reales del territorio, desde el diseño, es el camino correcto. Pero también es fundamental contar con políticas claras, recursos permanentes y una visión articulada entre el nivel central y los gobiernos locales.
Desde ACTI, invitamos a alcaldes, concejos municipales, equipos técnicos y autoridades sectoriales a colocar la gestión digital en el centro de sus estrategias de transformación. No solo como una medida de eficiencia administrativa, sino como una herramienta concreta para fortalecer la transparencia, mejorar la atención ciudadana y reducir las brechas que hoy separan a nuestros territorios.
